Comment collaborer avec un freelance ?

Comment collaborer avec un freelance ?

De plus en plus d’entreprises font appel à des freelances. Et c’est en partie grâce aux avantages qu’y trouvent les entreprises. Pour rappel, le freelance est un indépendant qui intervient auprès d’entreprises.

Le freelancing apporte une certaine facilité et une liberté dans la gestion humaine et financière.

Un freelance et un salarié n’auront pas la même motivation en fonction de la mission. Le freelance est très attaché à la qualité de son travail et donc à sa réputation. C’est ce qui lui permet d’obtenir plus de missions et de gagner de quoi subvenir à ses besoins.

Vous l’aurez compris, on ne gère pas et on ne collabore pas de la même manière avec un freelance qu’avec un salarié.

À travers cet article, nous aborderons plusieurs points importants, afin que la collaboration avec un freelance se passe au mieux.

Comment réussir sa collaboration avec un freelance ?

Afin que la collaboration avec un freelance se fasse de la meilleure façon, il y a plusieurs points à prendre en considération.

Être précis dans les attentes et objectifs de la collaboration

Avant même de commencer à travailler avec un freelance, il est important d’exposer de manière très claire et précise au freelance les attentes de la collaboration. Prévoyez un brief complet de la mission et indiquez les objectifs, la deadline, s’il y a des éléments particuliers à prendre en compte etc…

Généralement pour bien débuter une collaboration il convient de rédiger un cahier des charges en amont afin d’informer de manière simple et complète le freelance de sa mission. Il convient aussi de faire une répartition des tâches et de faire un rétroplanning.

Être flexible

Les freelances et autres consultants indépendants ne sont pas joignables 7j/7j, vous ne pouvez pas leur imposer des horaires de travail. Il suffit, au début de la mission d’échanger avec lui pour convenir d’un planning et vous mettre d’accord sur les modalités de contact.

Dans tous les cas, il est important de rester flexible, le freelance n’a pas à s’adapter à vos horaires.

Communiquer et intégrer le freelance au sein de votre équipe

La plupart du temps les freelances travaillent à distance, il est donc nécessaire de s’organiser pour échanger. Il est aussi important d’intégrer le freelance à votre équipe. Ce n’est pas parce que le freelance « n’a pas de bureau » qu’il est exclu de l’entreprise.

Pensez à le présenter à votre équipe et à lui fournir les coordonnées des autres collaborateurs afin qu’il puisse échanger avec toute votre équipe. Cela facilitera la cohésion d’équipe et le partage de connaissances et valorisera le travail du freelance au sein de l’entreprise.

Attention cependant à ne pas mettre en concurrence le freelance et vos salariés, vous devez savoir où se situe l’expertise de vos salariés et seulement si cette expertise n’est pas présente faites appel à un consultant.

Travailler en confiance

Le dernier point très important pour que la collaboration se passe bien c’est de considérer le freelance, lui faire confiance. Le freelance se sentira plus en confiance de travailler avec vous que pour vous.

Ce qui est important, c’est d’avoir confiance envers le freelance. Il faut avoir en tête que le freelance est là pour faire un bon travail, car le freelance est indépendant, il met en jeu sa réputation à chaque mission. Le freelance se sert de sa réputation pour fixer son tarif, mais aussi pour décrocher de nouvelles missions. C’est pour cela que ces derniers portent en général une grande attention à la satisfaction client.

Quels contrats pour travailler avec un freelance ?

Les contrats entre le freelance et l’entreprise, le chef de projet sont principalement de deux types : oraux et écrits. Le respect du contrat peu importe sa forme est la première obligation du décideur, du client.

Les contrats oraux

Les contrats oraux sont courants dans le domaine du freelancing et sont légaux. Bien évidemment il est conseillé de faire un compte rendu de l’accord oral par mail avec accusé de lecture.

Ce récapitulatif permet aux deux parties de se protéger en cas de litige. Dans ce compte-rendu, il faudra inclure :

·       Le prix convenu afin de limiter les litiges pouvant intervenir au moment du paiement, 

·       La date limite, aussi appelée “deadline”, cela permet de ne pas avoir de malentendus quant à la date de livraison de la mission,

·       La mission, tous les détails de la mission doivent apparaître sur le compte-rendu, les objectifs etc…

Les contrats écrits

Les contrats écrits sont les contrats à privilégier et ceci quelque soit l’objet de ces derniers. Le contrat écrit a plus de poids et écarte tout acte de mauvaise foi.

Les contrats écrits permettent de ratifier les règles de fonctionnement entre les deux parties. Ils permettent entre autres de :

·         Définir les obligations des parties et prévoir les conséquences du non-respect de celles-ci.

·         Préciser clairement l’objet du contrat. Celui-ci doit indiquer de façon claire et détaillée les tâches attendues, le résultat final, le tarif, le délai, la facturation etc…

·         Préciser les notions de propriété, qui sera propriétaire de la solution à la fin de la mission.

·         Définir les garanties et responsabilités.

La facturation pour un freelance

Lorsque le freelance a fini sa mission, c’est le moment pour le client de le payer. Les délais sont différents selon le freelance. Souvent, ils sont de 30 jours fin de mission, mais ils peuvent aller jusqu’à 60 jours.

Évidemment, il est aussi possible de baisser ce délai. Ces éléments relatifs à la facturation doivent apparaître dans le contrat ou dans le compte-rendu dans le but de limiter les litiges et abus de la part de certaines entreprises. 

Le freelance réalise une prestation de service, il faut donc faire attention lors des négociations des éléments qui sont évoqués comme le tarif. La TVA s’applique, il est donc important de distinguer le tarif HT du tarif TTC.

Collaborer avec des freelances n’est pas souvent facile, mais en suivant les points évoqués ci-dessus, vous mettez toutes les chances de votre côté pour une bonne collaboration.